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Zoom sur : l’accès aux documents dans le cadre d’un process de dématérialisation comptable

Vous avez dit « accès aux documents » ?

L’accès aux documents, lors d’un process de dématérialisation de la production comptable, se fait directement depuis l’outil utilisé. Chaque document numérisé intègre un workflow défini et sécurisé qui lui permet de franchir différentes étapes de traitement afin d’aboutir à un statut « traité ».

Expert, collaborateur comptable ou même client, vous avez accès, à chacune de ces étapes, à toutes vos pièces comptables numérisées (voir l’article sur l’acquisition des documents comptables), instantanément et d’un simple clic.

La rapidité de recherche et l’augmentation significative du confort de travail en font incontestablement un des avantages majeurs d’un logiciel de dématérialisation.

 

Concrètement, comment ça marche ?

Dans le cadre d’un process global de dématérialisation comptable avec le logiciel DEMAT’EXPERT®, l’accès aux documents peut se faire à tout moment et quelle que soit l’étape de traitement à laquelle il se trouve :

- Sur demande ponctuelle de l’utilisateur grâce au moteur de recherche interne dotée d’une puissante fonctionnalité d’indexation

- En tenue comptable lors de la saisie des écritures

- Au moment de la révision annuelle d’un dossier comptable directement depuis l’écriture comptable

- Sur les années antérieures N-1, N-2, etc...

 

En équipant vos clients du module collaboratif, COM@EXPERT Web, ceux-ci ont également accès, à tout moment, à la consultation des documents comptables de leur dossier. Ils recherchent et visualisent, par accès sécurisé via le web, tous leurs documents que vous (ou eux-mêmes) avez numérisés. Le client perçoit alors un véritable service complémentaire propulsant l’image de votre cabinet au rang de la modernité tout en vous permettant de développer votre capital fidélisation.

 

Qu’est-ce que j’y gagne ?

Productivité :

Lors de la révision annuelle, l’accès direct et facilité aux documents permet au collaborateur comptable de gagner beaucoup de temps (plus de photocopie, plus de manipulation de papier, plus de recherche dans les boîtes archives, plus de rappel du client pour lui demander un document manquant, etc...)

 

Confort de travail :

Au quotidien, la consultation des documents telle que la propose un logiciel de dématérialisation comme DEMAT’EXPERT®, offre aux utilisateurs, collaborateurs comptables comme client, un réel confort de travail. Indépendant, le client ne ressent plus le besoin et la nécessité de solliciter son cabinet comptable pour obtenir tel ou tel document. De plus, les collaborateurs utilisant des outils de dernière technologie prendront incontestablement davantage de plaisir à travailler et auront ainsi une productivité plus accrue.

 

Ecologie + gain de place :

Tous les documents numérisés ne nécessitent plus d’être stockés puisqu’ils sont disponibles depuis l’application. Ceci représente un avantage majeur compte tenu du coût de l’immobilier (stockage des documents) et du coût de l’énergie (photocopie, déplacements chez les clients, etc...). La pérennité des documents est également concernée puisque la conservation de ces derniers sera nettement plus sécurisée sous format électronique que papier.

Pour exemple, dans le cadre d’un incendie, les sauvegardes informatiques permettront de restaurer toute information dématérialisée alors que le papier sera bel et bien parti en fumée.

Écrit par EIC Lien permanent | Commentaires (0)

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