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Avant / après la dématérialisation : Ce qui a changé…

 

Découvrez le témoignage du Cabinet LE BOQUETEAU, client EIC et utilisateur depuis 2008 de DEMAT’EXPERT®, concernant le traitement des relevés bancaires numérisés.

Observez les changements intervenus dans l’organisation du Cabinet depuis l’utilisation de DEMAT’EXPERT®

Des changements synonymes de gains de productivité et de confort de travail !!!

 

L’œil du cabinet LE BOQUETEAU…

Nous utilisons actuellement DEMAT’EXPERT® pour le traitement des relevés bancaires. Cela nous permet de traiter tous ceux qui ne passent pas par le portail JDC. (Jedeclare)

Il y a une phase de scan des relevés de banque. A réception dans l’ordinateur, ils sont envoyés dans le programme. Nous pouvons récupérer ensuite les informations.

Certains relevés de banque étaient pré-paramétrés par EIC mais il est aisé de paramétrer de nouvelles banques.

Quoi qu’il arrive, même un relevé bancaire déjà pré-paramétré peut appeler des modifications : les colonnes pouvant présenter des écarts de quelques dixièmes de millimètres, ou bien le client ne nous a donné que des photocopies.

Il faut veiller à ce que le client nous communique des relevés propres, dépourvus d’annotations dans tous les sens. Les lignes qui n’ont pas été reprises, ou qui sont incomplètes, peuvent être corrigées dans le programme. De la même manière, on supprime les lignes intempestives qui peuvent venir par exemple de l’en-tête du relevé.

Il faut travailler relevé par relevé, même si celui-ci fait plusieurs pages, de façon à pouvoir faire un  contrôle des mouvements récupérés par rapport au solde initial/final.

Ce programme nous a considérablement simplifié la tâche en supprimant la saisie au profit de la manipulation pour récupérer les relevés, ce qui présente plus d’intérêt pour les personnes qui en sont chargées.

Nous l’apprécions notamment au niveau des professions médicales où nous avions des pages et des pages de banque.

Bien entendu, il faut avoir un œil critique, pour repérer les montants inhabituels, ou, par exemple, une remise chèque avec des centimes chez un médecin dont les honoraires sont toujours des chiffres ronds.

Au niveau de la récupération en comptabilité, les lignes avec des libellés peuvent être imputées directement dans un compte. Par exemple : virement CPAM en 706 ou prélèvement EDF en 401EDF, et ainsi de suite.

Tous les chèques émis sont envoyés en compte d’attente, les imputations étant faites  par l’envoi du fichier d’écritures non identifiées au client, qui complète les imputations, ou bien quand le client nous transmet ses talons de chèques.

Le programme permet de détecter les chèques non débités, en indiquant le premier et le dernier numéro du chéquier, ce qui est pratique au moment du bilan.

On gagne du temps également au niveau du rapprochement de banque, le contrôle ayant été fait au moment de la récupération du relevé. Si on a le même solde, on pointe toutes les écritures en une seule fois.

 

L’œil EIC…

Ce qui change suite à la mise en place d’un logiciel de dématérialisation ?  Tout... Ou presque !!!

Des collaborateurs valorisés, des clients fidélisés, une gestion des flux d’informations maitrisée… En adoptant la démat’attitude, vous vous offrez le luxe d’accéder à une nouvelle technologie synonyme de productivité et de confort de travail.

Le changement de process de certaines tâches est une notion qui peut effrayer certains de vos collaborateurs et faire s’interroger vos clients.

Rassurez-les en trouvant les bons arguments par la lecture de ces quelques lignes !

 

  • * Ce qui change : Une fluidité dans la relation client

Grâce au service COM@EXPERT Web, optimisez le travail collaboratif avec vos clients.

Oubliez les déplacements physiques ou les envois par courrier de pièces comptables !

La transmission d’informations devient instantanée grâce à la facilité d’utilisation de COM@EXPERT et de sa messagerie intégrée.

Dématérialiser votre production comptable permettra à vos clients de conserver leurs documents originaux. Ils seront donc totalement autonomes lors de leur recherche d’informations.

 

Une relation client décuplée et facilitée : nos clients disent OUI !

 

  • * Ce qui change : Des collaborateurs dorlotés

« Le temps des collaborateurs est précieux » souligne Patrick Bilski, client EIC et utilisateur de DEMAT’EXPERT®, lors de son interview-témoignage sur notre blog.

Que diriez-vous de leur offrir :

      - Une productivité supplémentaire en saisie comptable ?

      - Du confort de travail lors de la révision ?

      - L’évolution vers des missions à plus forte valeur ajoutée ?

 

De nouveaux process à mettre en place ?

Oui mais pour quels changements ?

  • * La tenue comptable devient véritablement confortable lorsqu’elle est dématérialisée : il n’est plus nécessaire de saisir manuellement les données comptables (comptes comptables, date, montant HT, TVA, TTC, n° de pièce…) puisque la lecture automatique de documents (LAD) les aura déjà pré-remplies. Votre collaborateur n’aura donc plus qu’à contrôler et valider ses écritures.
  • * Avec DEMAT’EXPERT®, tous les documents sont accessibles, à chacune des étapes de traitement, mais aussi et surtout directement depuis l’écriture comptable lors de la révision annuelle (exit les recherches fastidieuses de documents). En effet, le collaborateur bénéficie de tous les avantages de la consultation en ligne et le cabinet n’a plus besoin de stocker physiquement les documents. Sérénité, rapidité d’exécution et confort de travail sont au rendez-vous !

 

Dématérialisation de la production comptable… Et vos collaborateurs entrent dans un monde où le changement est synonyme de bénéfices !

 

  • * Ce qui change : Un cabinet à la pointe de la technologie

Vous avez certainement une excellente notoriété mais qu’en est-il de l’image que vous dégagez ?

L’image que renvoie votre cabinet à vos clients ou prospects est primordiale.

En optant pour la dématérialisation comptable, vous accédez à une technologie innovante, source de multiples avantages, et qui vous permettra, en prime, de vous différencier de la concurrence.

 

Voilà qui devrait vous permettre de développer votre portefeuille clients et accroître significativement votre activité… Un véritable ATOUT dans un contexte de crise économique !!!

 

"On sait ce que l’on perd mais pas ce que l’on gagne" dit le Proverbe…

Et comme chaque règle a son exception : Maintenant oui vous savez !!

Écrit par EIC Lien permanent | Commentaires (0)

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