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Boîte à outils : les astuces du logiciel DEMAT’EXPERT® - 1ère partie

 

Mettre en place un process de dématérialisation, former ses collaborateurs, préparer une nouvelle organisation en interne comme en externe… Oui mais concrètement, au quotidien, comment gagner encore plus de temps ? Quelles sont les petites astuces du logiciel DEMAT’EXPERT® ?

 

Par ici…

Découvrez comment optimiser votre temps lors de l’acquisition des documents et de la saisie comptable grâce à ces quelques conseils ! Rendez-vous dans un prochain article pour retrouver d’autres astuces (notamment au niveau de la révision annuelle et de la recherche de documents) …

 

1. Travailler avec des documents originaux

Afin d’avoir une qualité optimale du document dès le début du process, il est préférable d’éviter la numérisation de copie, de fax ou de documents perforés sur des données essentielles.

 

2. Numériser les pièces comptables à une résolution de 300 dpi maximum

En effet, la reconnaissance optique des caractères par le module OCR/LAD sera de meilleure qualité si les dossiers sont numérisés à une résolution maximale de 300 dpi. Le moteur OCR/LAD ne sera pas pollué avec le contraste d’une image trop parfaite qui pourrait faire ressortir trop de détails sur le document. De plus, il est également préférable de bannir la numérisation en couleur qui prendrait trop de place sur le serveur de documents et ne permettrait pas une transmission rapide des documents par le Web.

 

3. Mettre en place chez vos clients le module collaboratif COM@EXPERT Web

En mettant en place le module collaboratif COM@EXPERT Web, vos clients peuvent, eux-mêmes, numériser leurs documents et les envoyer via le web sur le serveur de documents du cabinet. Une organisation qui permet au cabinet de s’affranchir de l’acquisition des dossiers.

En leur conseillant de scanner les pièces comptables dès leur arrivée, vos clients gagneront du temps car la numérisation se fera au fil de l'eau et ne concernera que quelques documents par jour.

 

4. Organiser au cabinet ou chez vos clients une étape de traitement et de classement des documents papier avant toute numérisation.

Si la mise en place de COM@EXPERT chez vos clients n’est pas envisageable, il est important d’organiser le tri des documents : éviter au maximum les agrafes, annotations, copies…

 

5. S’organiser lors de l’acquisition

Les documents sont traités par le module OCR/LAD (reconnaissance optique des caractères/lecture automatique des documents) dans leur ordre d’arrivée sur le serveur de documents. Les documents ne sont donc pas immédiatement disponibles sur l’écran de saisie. Pourquoi ne pas déconnecter le moment de la saisie de celui de l’acquisition ? (c’est-à-dire numériser le soir pour une disponibilité en saisie dès le lendemain matin).

 

Votre avis ?

Utilisateur du logiciel DEMAT’EXPERT®, vous utilisez d’autres astuces lors de la numérisation ou de la saisie comptable ?

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En savoir +  sur le logiciel DEMAT’EXPERT®…

Écrit par EIC Lien permanent | Commentaires (0)

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