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Témoignage Expert : « Comment la mise en place de DEMAT’EXPERT® a-t-elle été préparée au sein du cabinet ?»

 

Découvrez, aujourd'hui, le témoignage du Cabinet RAIMBAULT - CHAUGNY, client EIC, depuis 2008, pour le logiciel DEMAT'EXPERT® :

 

L'oeil du Cabinet RAIMBAULT - CHAUGNY...

 

Nous sommes un Cabinet d'environ 45 personnes.

Pour qu'un tel changement puisse se mettre en place au sein du cabinet, il faut avant tout le "vendre" en interne, et surtout, être convaincu du bien-fondé de l'opération. En effet, le premier sentiment des collaborateurs, outre la peur du changement, est la crainte pour leur travail.

Cette attitude est très compréhensible, car l'économie de temps pour un dossier passant d'une saisie classique à la dématérialisation peut aller jusqu'à 30% voire 40% dans certains cas. Le gain est surtout sensible pour les petits dossiers.

Cette question a directement été abordée avec l'ensemble du personnel du cabinet. Il a fallu avant tout rassurer les collaborateurs à ce sujet, et leur faire prendre conscience que la sous-traitance dans les pays tiers est nettement plus destructive d'emplois. CQFD.

Une fois passé ce cap, alors la mise en oeuvre se déroule sans heurts, si tant est que l'organisation a bien été appréhendée.

Avec le recul, plus de 4 ans après, et tous les dossiers en tenue sous DEMAT'EXPERT®, je dois dire que la partie la plus importante et la plus longue fut l'acceptation par les collaborateurs du changement. Il nous a fallu au moins 3 à 4 mois, si ce n'est plus, pour faire mûrir les choses. La mise en oeuvre technique ne prenant pas plus d'un mois.

La réalisation :

Les aspects techniques ne sont pas à négliger, car la dématérialisation doit être un confort et non une contrainte supplémentaire.

Aucun collaborateur n'a eu le sentiment de devenir une machine à scanner. Bien au contraire, les contraintes matérielles étant levées, nous avons observé une amélioration sensible de la qualité du travail.

Nous avons opté pour la mise en place de DEMAT'EXPERT® sur nos serveurs existants et pour l'individualisation de la numérisation des documents pour garder un contact avec les pièces comptables.

Je ne regrette pas ce choix car la centralisation, par l'accueil par exemple, ne peut être réalisée correctement, soit tout est en vrac et on ne s'y retrouve pas, soit l'accueil passe trop de temps.

La numérisation : du "presse bouton".

Chaque scanner a été paramétré de telle façon que le collaborateur n'ait plus qu'à choisir :

- Son type de documents (achat, vente, trésorerie, divers)

- Son choix : recto ou recto / verso

Et tout est classé par nature, par collaborateur et par dossier sur le réseau.

La formation des collaborateurs au logiciel s'est faite en une journée.

En résumé, entre l'installation effective du logiciel et le démarrage effectif, il nous a fallu environ 3 à 4 mois en amont d'information en interne.

 

L’œil EIC


Extrait de l'article : "Quels impacts au sein de mon cabinet suite à la mise en place d'une solution de dématérialisation" paru dans notre dernière newsletter spéciale dématérialisation (juillet 2012)

L'utilisation d'un logiciel de dématérialisation de factures et relevés bancaires comme DEMAT'EXPERT® nécessite une conduite au changement des collaborateurs.

La mise en place de tout nouvel outil impose une certaine évolution dans les habitudes de travail, plus ou moins prononcée. Lorsqu'il s'agit de dématérialisation, l'organisation du temps de travail des collaborateurs se trouve impactée par :

- La nécessité de dématérialiser tous les documents comptables du dossier

- Une nouvelle façon de travailler :

          * Acceptation d'une aide à la tenue comptable avec le moteur OCR / LAD

          * Visualisation systématique du document à l'écran en tenue comme en révision

          * Recherche pluriannuelle et instantanée des documents dématérialisés

Les arguments sont multiples pour recueillir leur adhésion :

- Les gains en confort de travail (au niveau des recherches, de la manipulation des documents et lors de la révision)

- Les gains en productivité (au niveau de la révision et de la saisie)

- La modernité du cabinet (diffusion de l'image d'un cabinet moderne et innovant vis-à-vis de la concurrence)

- Le gain de temps (le cabinet a ainsi plus de temps à consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée)

Le traitement comptable avec un outil de dématérialisation diffère d'un processus classique. La numérisation de la pièce comptable peut se faire en interne par le collaborateur : nouvelle étape essentielle à la dématérialisation.

Le temps passé sur cette tâche est compensé par les gains de productivité sur le nouveau processus global.

Lors de la révision par exemple, la pièce comptable est attachée à l'écriture. Le collaborateur n'a donc plus besoin de se déplacer, rechercher les documents dans les archives, les photocopier ou même demander à son client de les ramener. De plus, il n'y a pas d'altération des documents dans le temps.

La modification du processus de traitement entraine également une nouvelle gestion des flux de documents. L'organisation des flux évolue.

Elle permet d'éviter les déplacements des clients vers le cabinet ou du cabinet vers le client si ce dernier numérise lui même ses documents. (EIC offre la possibilité aux clients de numériser eux-mêmes leurs documents par un module collaboratif fourni gratuitement)

De même, la préparation de la saisie peut être prise en charge par une autre compétence que le collaborateur comptable ; ce qui permet à ce dernier de réaliser d'autres missions plus valorisantes.

Écrit par EIC Lien permanent | Commentaires (0)

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