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Témoignage Expert : Que faut-il prévoir en interne comme en externe avant la mise en place d’une solution de dématérialisation ?

Découvrez, le témoignage du cabinet RSA client EIC, utilisateur depuis 2008 du logiciel DEMAT'EXPERT.

 

L’œil du cabinet RSA…

La mise en place de la dématérialisation implique une réflexion sur l’organisation du cabinet et sur la relation avec les clients pour réussir la démarche.

 

Au niveau du cabinet RSA, les investissements indispensables réalisés ont été au nombre de trois :

  1. Tous les collaborateurs ont été équipés d’un double écran. La partie dématérialisée (factures, relevés bancaires) est visible sur un écran et le programme de saisie et de révision sur l’autre écran. Ainsi, toute écriture est justifiée par un document, ce qui facilite la traçabilité et la révision.
  2. Chaque collaborateur dispose d’un scanner, ce qui évite les déplacements et pertes de temps. Un copieur scanner est également à disposition pour les traitements importants. Chaque collaborateur scanne les documents et affecte les écritures.
  3. Tous les postes de travail sont équipés du logiciel DEMAT’EXPERT qui sert à analyser et à proposer la comptabilisation des factures d’achats, de ventes et des relevés bancaires (pour les rares clients pour lesquels le cabinet ne récupère pas les fichiers EBICS).

 

Pour les clients, le cabinet a repensé l’échange des documents de manière à faciliter leur exploitation. Les documents sont classés, dans une chemise, sans agrafe ni annotation de manière à faciliter et à optimiser le travail de scan.

Pour certains clients, l’achat d’un scanner a été nécessaire pour faciliter les échanges et éviter les déplacements. Le client scanne les achats, les ventes, les relevés bancaires et autres documents et les envoie directement sur le serveur du cabinet qui les exploite à réception.  Le client ne se dessaisit pas de ses pièces et le cabinet a l’information.

Pour éviter tout risque et sur préconisation d’EIC, un serveur dédié à la réception de ces documents a été acquis.

Si des investissements sont nécessaires, la valeur ajoutée de DEMAT’EXPERT est primordiale et le cabinet RSA et ses clients ont intégré la nouvelle organisation.

Les collaborateurs voient leur travail facilité et sécurisé. En effet, la chaine de production, jusqu’à la présentation des comptes au client, est basée sur les documents qui peuvent être visualisés à la demande.

 

L’œil EIC…

Comme tout type de projet, la mise en place d’une solution de dématérialisation au sein d’un cabinet comptable s’anticipe et s’organise. En effet, « dématérialisation de la production comptable » est synonyme de « changements » :

- Optimisation des process de traitement d’un dossier comptable

- Nouvelle organisation du temps de travail des collaborateursEvolution dans la relation avec les clients

 

Vous êtes convaincu par les bénéfices de la dématérialisation...

Qu’en est-il de votre environnement ?

Il est indispensable d’anticiper les questions suscitées par de tels changements. EIC y répond !!

 

En interne

L’arrivée d’un logiciel de dématérialisation soulèvera certaines interrogations de la part de vos collaborateurs :

- Pourquoi changer ?

- Comment s’organisera concrètement mon quotidien ?

- Quel sera le nouveau process de gestion de mes dossiers ?

- Comment vais-je récupérer les documents auprès de mes clients ?

- Comment mon poste va-t-il évoluer si la saisie est automatisée ?

- etc…

 

Afin d’obtenir la totale adhésion de vos collaborateurs, aucune de ces questions ne devra rester sans réponse.

Une conduite au changement s’avère donc indispensable pour les rassurer et leur préciser les avantages offerts par l’outil :

Il est important de préciser que la dématérialisation est un enjeu stratégique. Elle permet au cabinet d’être plus compétitif, de fidéliser ses clients actuels et de conquérir de nouveaux prospects en proposant une offre de services permettant de générer plus de marge.

 

En externe

Beaucoup de cabinets expriment des appréhensions quant à la manière d’aborder le sujet avec leurs propres clients :

- Dois-je en parler ?

- Mon client va-t-il me demander une baisse d’honoraires s’il numérise ses documents ?

- Comment changer ses habitudes ?

- Comment présenter ma nouvelle offre de services ?

 

Nous avons listé pour vous quelques arguments à utiliser auprès de vos clients :

    • Le client n'est plus dépossédé de ses pièces comptables (il garde tous ses originaux). Il reste donc autonome le jour où il a besoin d'avoir en sa possession une information relative à l'une de ses factures par exemple
    • Il ne se déplace plus au cabinet et peut donc se consacrer davantage à son activité principale
    • Il peut envoyer ses documents au jour le jour s'il le souhaite (également en dehors des horaires d'ouverture du cabinet)
    • Avec le module collaboratif « COM@EXPERT Web », votre client a accès à l'ensemble des documents qu'il aura dématérialisés. Il peut donc retrouver très rapidement toute information via la recherche par indexation.

 

De plus, le gain de temps généré par la dématérialisation vous permet de proposer une offre de services plus étoffée à vos clients.

 

NB : Si votre client ne numérise pas ses documents, donnez-lui quelques conseils utiles :

    • Privilégier les trombones à la place des agrafes
    • Eviter les annotations manuscrites  sur des informations importantes
    • Eviter les trous de perforeuse (sur les dates des relevés bancaires par exemple)

Écrit par EIC Lien permanent | Commentaires (0)

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