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Zoom sur : l’acquisition de documents

Vous avez dit « Acquisition » ?

L’acquisition est la 1ère étape du processus de dématérialisation d’une pièce comptable. Cette étape est indispensable.

Elle consiste à transformer des documents papier en images, par numérisation à l’aide d’un scanner, exploitables au sein du logiciel de dématérialisation. Tous les documents numérisés sont transmis à l’OCR/LAD : outil de reconnaissance optique des caractères et de lecture automatique des documents, capable de reconnaître automatiquement les données nécessaires à la production des écritures comptables.

Cette 1ère étape est commune au traitement des factures fournisseurs, clients et des relevés bancaires.

 

Comment ça marche ?

Afin d’optimiser un maximum la gestion de cette 1ère étape, le cabinet comptable doit s’organiser.

L’acquisition peut être réalisée :

- En interne au cabinet : par un/une assistant(e), un stagiaire, un collaborateur comptable ; tout dépend de la fréquence et du volume

- En externe par le client : l’acquisition ou la numérisation des pièces comptables par le client lui-même est vivement conseillée :

  • * La logistique fastidieuse de transfert des documents comptables entre le cabinet et son client est ainsi évitée
  • * Des gains de temps sont constatés et les documents ne risquent pas de se détériorer
  • * Le client du cabinet n’est plus dépossédé de ses pièces comptables

Le client peut aisément numériser de manière autonome factures et relevés bancaires grâce à un module d’acquisition déporté (gratuit chez certains prestataires comme EIC) qui transmet les pièces comptables au logiciel de dématérialisation directement via le web.

 

L’acquisition, en interne comme en externe, peut être réalisée de 2 façons :

- Numérisation des documents à partir du logiciel (tout scanner répondant à la norme Twain peut-être déclenché depuis le logiciel). >> Méthode conseillée pour un traitement inférieur à 30 documents par mois et par dossier

- Numérisation à partir d’un copieur numérique centralisé et stockage des documents dans un répertoire temporaire du réseau. >> Méthode conseillée au-delà de 30 documents par mois et par dossier.

 

A noter qu’il est très important de travailler avec des documents de bonne qualité (afin de faciliter la lecture de l’OCR/LAD : outil de reconnaissance optique des caractères et de lecture automatique des documents) :

          - Privilégier les trombones aux agrafes

          - Eviter les photocopies et les fax

          - Paramétrer correctement la résolution du scanner

 

Qu’est-ce que j’y gagne ?

Parmi un certain nombre d’avantages obtenus grâce à l’utilisation d’une solution de dématérialisation, l’étape de l’acquisition permet de mettre en place :

- Un confort de travail (une fois le document numérisé, l’utilisateur n’a plus qu’à contrôler l’écriture comptable proposée par le logiciel)

- Des économies : gain de temps / d’argent lorsque la numérisation est effectuée par le client (plus de logistique contraignante, de déplacements…)

- Une fidélisation client grâce au module d’acquisition déporté

- Une fiabilité du processus de traitement

 

Vous souhaitez en savoir plus sur l’acquisition ?

Écrit par EIC Lien permanent | Commentaires (0)

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