Vous souhaitez vous lancer dans un projet de dématérialisation de la production comptable ?
Vous ne savez pas par où commencer ?
Conseils pour bien débuter la démat
1 --> Se poser les bonnes questions...
-> Quel est mon process de traitement actuel d'un dossier ?
-> Tous mes dossiers seront-ils concernés par un process de dématérialisation ?
-> Comment amener le projet auprès de mes collaborateurs ?
-> Dois-je informer mes clients
-> Qui scannera les pièces comptables
-> Mon infrastructure informatique actuelle sera-t-elle assez performante ?
-> Quels impacts organisationnels ?
-> Etc...
2 --> Définir le rétroplanning de mise en place du projet
-> A court terme : identifier le ou les collaborateurs "moteur", si besoin définir un chef de projet et
créer un groupe de travail "pilote"
-> A moyen terme : programmer des réunions régulières pour effectuer un suivi rapproché de la
mise en place
-> A long terme : poursuivre l'optimisation du process en analysant les statistiques du cabinet
3 --> Anticiper les interrogations interne / externe
-> Impliquer les collaborateurs :
* En leur exposant les avantages d'une solution de dématérialisation
* En définissant avec eux un process optimal de traitement d'un dossier dématérialisé
* En les accompagnant
-> Intégrer les clients au process de traitement dématérialisé :
* En leur présentant tous les avantages logistiques pour la transmission de leurs pièces
comptables
* En leur proposant des services complémentaires par la diversification des missions du
cabinet
4 --> Organiser les flux des pièces comptables
-> Numérisation effectuée par le client (solution idéale)
-> Numérisation effectuée en interne :
* Par le secrétariat, à partir d'un copieur, lors de l'accueil du client
* Par un collaborateur nomade équipé d'un scanner portable
* Par un collaborateur à partir de son poste de travail
* Etc...