Comment dématérialiser les documents ?

De nombreuses entreprises ont déjà passé à l’heure de la dématérialisation des documents administratifs car cette solution permet de gagner en productivité. L’époque des bureaux croulant sous les dossiers et la paperasserie est révolue car le tout numérique a pris la relève. Efficacité, simplicité et performance sont au rendez-vous.

Plus de papier au bureau

Aujourd’hui l’ensemble des documents administratifs, des documents comptables ou autres sont dématérialisés et toutes les données sont conservées sous format numérique. Il est très simple de les partager, de les conserver, de les archiver, de les envoyer sans frais, au moyen d’un ordinateur qui à l’aide de quelques clics, effectue l’ensemble des tâches de gestion des données et des informations, numérise, scanne, copie, diffuse etc. Le papier disparait progressivement du bureau au profit de ces nouvelles formes de gestion des données avec en prime une meilleure organisation et un gain de productivité. De nombreuses entreprises ont déjà franchi l’étape du passage au numérique et se réjouissent de l’avoir fait.

La dématérialisation, un élément clé de la rentabilité

Plus besoin de passer des heures à créer, classer ou archiver, des documents administratifs, des documents comptables car grâce aux outils numériques il suffit de quelques clics pour que tout soit réglé. La machine à écrire a été relégué aux oubliettes remplacée par des ordinateurs toujours plus puissants qui créent et sauvegardent numériquement. Gain de temps, gain d’argent, gain de place, sécurisation des données, la dématérialisation a complètement transformé l’univers de l’entreprise pour donner naissance au zéro papier. Un GED performant permet d’améliorer la rentabilité d’une structure et de réduire les coûts de traitement. Les collaborateurs peuvent être affectés à des tâches plus productives et plus rentables.

Définir les besoins en dématérialisation

L’utilisation d’un logiciel de GED est source d’optimisation et permet de réduire considérablement les risques d’erreur. L’ensemble des documents administratifs de l’entreprise, les documents comptables peuvent être traitée rapidement et efficacement. Plus de délais de traitement, plus de retard de paiement, la dématérialisation des flux documentaires de l’entreprise permet d’optimiser la gestion des données. La mise en place d’un processus de dématérialisation s‘effectue à partir du modèle jusque-là utilisé et le basculement de l’un à l’autre des systèmes de gestion des données s’effectue sans problème. Le fait de mettre en place une solution GED performante sera source de productivité pour la structure elle-même et les collaborateurs concernés pourront travailler avec d’avantage d’efficacité et de satisfaction.