Grâce à la dématérialisation, les affaires peuvent être conclues à distance sans nécessiter la présence des deux parties. La signature électronique permet, entre autres, de garantir l'identité de l'expéditeur. L'horodatage, quant à lui, est un service qui sert à certifier l'heure et la date du document. Quels sont les avantages de l'horodatage électronique ?
Qu'est-ce que l'horodatage exactement ?
L’horodatage consiste à enregistrer la date et l'heure d'un document, d'un fichier ou d'un événement. C'est un excellent moyen de tracer les échanges. Cependant, il existe actuellement de nombreux outils facilement accessibles pour modifier la date et l'heure de création et de modification. Cependant, il existe un service appelé "horodatage certifié". Il s'agit d'un service proposé par un tiers de confiance.
Le principe est de garantir un haut degré de sécurité aux utilisateurs. L'horodatage est fiable et ne peut être falsifié, ce qui n'est pas le cas si vous créez un fichier Word sur un ordinateur. En effet, si l'horodatage est réalisé via un outil sécurisé conforme à la norme FIPS, il est impossible de modifier la date et l'heure. L'horodatage certifié atteste non seulement de l'existence d'un document à un moment précis, mais aussi de l'intégrité de son contenu. Cela signifie qu'il n'y a eu aucune modification depuis la création de l'horodateur.
Les services d’horodatage électronique délivrent un jeton d'horodatage, également appelé sceau électronique, à chaque horodatage. Ce fichier scelle le document pour en garantir la valeur juridique et l'intégrité. Un document électronique est équivalent à une empreinte digitale unique après l'horodatage. Dans tous les cas, cette solution peut être utilisée à de nombreuses fins : sceller des documents, clôturer des ventes aux enchères, dater un dossier, tracer des actions...
Quels sont les avantages de l'horodatage électronique ?
L’horodatage électronique est une preuve légale qui peut être utilisée en justice en cas de litige. En effet, cette solution garantit la non-altération du contenu et le respect des délais légaux. Tout comme le cachet de la poste, l'horodatage permet de prouver que le fichier ou le document a été envoyé dans le délai imparti. De même, l'expéditeur reçoit un accusé de réception dès que le destinataire reçoit la lettre ou les documents. En outre, grâce à l'horodateur, il est possible de retracer toutes les actions.
C'est également un excellent moyen de garantir l'intégrité d'un fichier électronique lors d'un échange à distance. Le sceau électronique respecte les protocoles légaux, offrant ainsi une protection optimale aux utilisateurs et garantissant la date d'émission et de réception. Grâce à l'horodatage, les employés et les partenaires commerciaux peuvent partager des documents en ligne en toute sécurité puisque le contenu ne peut être modifié. De plus, cette technique ne peut être réalisée que par une autorité d'horodatage qui garantit que le contenu n'est pas altéré ou contesté.
La signature électronique associée à un horodatage permet aussi de garantir l'authenticité d'un fichier numérique. Elle est également nécessaire dans le cadre de la traçabilité du document, car les versions précédentes sont conservées. Et surtout, l'horodatage joue un rôle essentiel dans la conservation des fichiers numériques.
Quels sont les différents types de documents qui peuvent être horodatés ?
L’horodatage est un service disponible aussi bien pour les professionnels que pour les particuliers. Il fait gagner un temps précieux dans les échanges à distance. De plus, il permet de garantir l'existence d'un document à une date et une heure données. En utilisant un outil fiable, vous pouvez échanger des fichiers sur des plateformes collaboratives en toute sécurité. Aucun tiers ne peut effectuer des modifications à votre insu.
Cette solution est recommandée pour sécuriser les échanges avec vos partenaires, collaborateurs et clients. Elle vous offre la possibilité d'horodater des textes (même au format PDF), des fichiers audio et des vidéos ; il vous suffit d'apposer un sceau électronique. Dans tous les cas, il est fortement recommandé de choisir un Prestataire de Services de Confiance ou PSCo qualifié qui respecte la réglementation européenne eIDAS pour garantir l'intégrité du contenu.
Comment horodater un document ?
Grâce à l'horodatage électronique, les émetteurs peuvent garantir la conformité des documents. Ces documents peuvent être des contrats, des factures, des documents juridiques et bien d'autres. Pour horodater un fichier, il est nécessaire de s'adresser à un tiers de confiance qualifié par l'ANSSI proposant un service certifié. Ce dernier utilise généralement des infrastructures PKI.
L'horodatage d'un document est très simple. Il faut d'abord créer une valeur de hachage et l'envoyer à l'AH via une application dédiée. Chaque modification apportée au document sera ensuite automatiquement communiquée au serveur. L'autorité d'horodatage associe alors le hash à d'autres données dont l'heure de référence. Puis, il convient de signer à l'aide d'une clé privée de l'AH. Une fois cette étape terminée, le client reçoit un jeton d'horodatage contenant toutes les informations à connaître.
Lorsque le destinataire ouvre le fichier horodaté, l'application vérifie que l'horodatage provient d'un AH de confiance. Un hachage est alors effectué pour comparer le modèle avec l'original. En cas de modification, l'utilisateur reçoit des messages d'alerte instantanés.