GED : quels sont les avantages et les inconvénients ?

L’utilisation d’un logiciel de GED ou Gestion électronique des données supprime complètement l’utilisation du papier pour classer et organiser les données de l’entreprise. De plus en plus d’entreprises franchissent le pas car les avantages sont nombreux notamment au niveau de la gestion des tâches et du gain en productivité

Mode de fonctionnement d’un GED

La Gestion électronique des données se développe de plus en plus. On estime que 60% des décideurs prévoient d’investir dans un logiciel qui permet la dématérialisation des documents de l’entreprise. Les principaux arguments avancés sont ceux d’une meilleure organisation des données, d’un gain en productivité, l’optimisation du stockage et de la diffusion des documents et des données. Certaines entreprises font le choix d’un outil GED pour les avantages que ce dernier présente en matière d’archivage des documents et la facilité à retrouver rapidement des informations. Le risque de perdre des données se trouve également considérablement réduit.

Un retour sur investissement garanti

La gestion électronique de données est la solution d’avenir en matière de dématérialisation. Mieux organiser les données, améliorer la productivité, optimiser l’administration générale d’une structure sont aujourd’hui les principales raisons qui poussent aujourd’hui les entreprises à franchir le pas vers la dématérialisation des données. Les logiciels de GED sont coûteux mais efficaces et font jour après jour leurs preuves. Grâce à l’automatisation des tâches de gestion des données, les risques d’erreur, de perte ou de détérioration de documents sont très limités. Les collaborateurs ne perdent plus leur temps à ranger, classer ou trier des documents manuellement. Les échanges internes et externes sont optimisés et la structure devient globalement plus performante.

GED, un énorme pas vers le zéro papier

On estime qu’ actuellement la consommation de papier au bureau s’élève à 2500 feuilles par année et par personne. Mettre en place un outil GED permet non seulement de mieux organiser les données et de gagner en productivité, mais permet aussi de réduire la consommation de papier. L’entreprise qui veut développer une stratégie plus verte et plus respectueuse de l’environnement a tout à gagner par la mise en place d’un logiciel de gestion électronique des données. Ces dernières années, le nombre de logiciels GED proposés sur le marché n’a cessé de croitre et un nombre croissant d’entreprises prend conscience du fait qu’il est nécessaire de changer les habitudes et de passer à des technologies plus innovantes. Grâce à la GED, on estime qu’à l’horizon 2020, l’objectif zéro papier sera atteint.